Tenue de livre : activité rigoureuse qui consiste à se perdre dans les papiers à ne plus savoir où on est rendu et à chercher pendant des heures à balancer le mois courant. Si c’est votre réalité, nous avons des trucs à vous offrir afin de simplifier votre travail.
Premièrement, la tenue de livre est présente dans toute entreprise et est nécessaire afin de présenter les résultats de la période. Cette tâche peut être d’une durée raisonnable ou très longue dépendamment de la manière dont vous fonctionnez. En tant que comptable, nous avons déjà vu des systèmes manuels très efficaces qui fonctionnaient très bien et des systèmes sur ordinateur qui étaient trop laborieux. Peu importe votre situation, voici quelques trucs pour vous :
- Ordonner, ranger et classer les informations avant de débuter : Il est important que vos papiers soient classés par groupe tel que les revenus ensemble, les dépenses classées par types etc, et ce, avant de débuter.
- Classer les factures selon celles PAYÉES et celles À PAYER : De cette façon, vous avez toujours les factures à payer sous la main, prêtes à faire le paiement.
- Aussitôt enregistrées, aussitôt classées : Une fois que les transactions sont enregistrées au système, vous devez les classer à part des autres afin de toujours savoir où vous êtes rendu.
- Toujours classer ses factures de dépenses par fournisseurs avant de débuter : Vous allez réaliser des économies de temps en ayant les fournisseurs ensemble.
- Faire un mois à la fois : Il est important de fonctionner par mois car cela vous permet d’entrer toutes les dépenses du mois, puis les revenus, puis les transactions bancaires.
- Balancer mensuellement vos comptes bancaires : Très important de balancer à chaque mois afin de s’assurer que votre travail est sans faute.
- Si votre conciliation bancaire ne balance pas, imprimez le rapport : En effet, il est plus facile d’analyser les informations lorsqu’elle sont imprimées que visualiser sur l’écran. Donc, imprimez les transactions que vous avez enregistré dans le mois dans votre compte bancaire et comparer-les avec le relevé de compte. En surlignant en couleur les transactions qui se retrouvent sur les deux documents, vous allez trouver votre erreur.